43. निर्देशन (DIRECTING)

निर्देशन (Directing) का संबंध अधीनस्थों (subordinates) को यह बताने से है कि क्या करना है और यह देखना है कि वे इसे यथासंभव सर्वोत्तम तरीके से करते हैं। इसमें कार्य और कर्तव्य सौंपना, प्रक्रियाओं (procedures) को स्पष्ट करना, आदेश जारी करना, कार्यस्थल (on-the-job) पर निर्देश प्रदान करना, प्रदर्शन की निगरानी करना और विचलनों (deviations) को सही करना शामिल है।

निर्देशन के दो आयाम (dimensions) होने चाहिए: क) परिमाण (magnitude) और ख) लक्ष्य या दिशा (aim or direction)।

निर्देशन कार्य में निम्नलिखित शामिल हैं:

1. पर्यवेक्षण (Supervising)
2. मार्गदर्शन (Guiding)
3. नेतृत्व (Leading)
4. प्रेरणा (Motivating)
5. संचार (Communicating)

1. पर्यवेक्षण (Supervision)

पर्यवेक्षण का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि अधीनस्थ (sub-ordinates) उन्हें सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए कुशलतापूर्वक काम करें। निर्देशन और पर्यवेक्षण इस अर्थ में समान हैं कि दोनों अधीनस्थ कर्मचारियों को प्रेरित (motivate) करना चाहते हैं और नेतृत्व प्रदान करते हैं ताकि पूर्व निर्धारित लक्ष्यों को प्रभावी ढंग से पूरा किया जा सके। हालाँकि, केवल निचले स्तर के प्रबंधकों को पर्यवेक्षक (supervisors) के रूप में नामित किया गया है।

एक अच्छे पर्यवेक्षक के गुण (Qualities of a Good Supervisor)

• संगठन के बारे में ज्ञान (Knowledge about the organization)
• तकनीकी क्षमता (Technical competency)
• निर्देश देने और समझाने की क्षमता (Ability to instruct and explain)
• दूसरों को सुनने की क्षमता (Ability to listen to others)
• सहयोग सुरक्षित करने की क्षमता (Ability to secure co-operation)
• सुव्यवस्थित सोच की क्षमता (Ability for orderly thinking)
• लोगों को परखने की क्षमता (Ability to judge people)
• धैर्य (Patience)
• कार्यकर्ता का मनोबल (morale) सुधारने की क्षमता
• अनुशासन (discipline) लागू करने की क्षमता
• अधीनस्थों के बीच कार्य सौंपने की क्षमता (Ability to delegate)

2. मार्गदर्शन

यह बाधाओं (hurdles) को दूर करके परिणाम को पूरा करने के लिए अधीनस्थों का नेतृत्व करने के एक विशेष कार्य का तात्पर्य है। एक प्रबंधक के लिए अपने अधीनस्थों का मार्गदर्शन करने के लिए दिशा (Direction) और उद्देश्य (purpose) बहुत महत्वपूर्ण हैं।

3. नेतृत्व (Leadership)

नेतृत्व की विभिन्न परिभाषाएं:

• चेस्टर बर्नार्ड (Chester Barnard): नेतृत्व एक श्रेष्ठ (superior) की अपने अधीनस्थों के व्यवहार को प्रभावित करने और उन्हें कार्रवाई के एक विशेष पाठ्यक्रम (course of action) का पालन करने के लिए राजी करने की क्षमता है।
• एलन (Allen): नेता वह है जो अन्य लोगों का मार्गदर्शन और निर्देशन करता है। उसे प्रभावी दिशा और उद्देश्य देना चाहिए।
• जॉर्ज आर. टेरी (George R. Terry): नेतृत्व पारस्परिक उद्देश्यों के लिए स्वेच्छा से प्रयास करने के लिए लोगों को प्रभावित करने (influencing) की गतिविधि है।

एक नेता के प्राथमिक कार्य (primary functions) हैं: कार्यकारी (Executive), योजनाकार (Planner), नीति निर्माता (Policy maker), विशेषज्ञ (Expert), बाहरी समूह प्रतिनिधि, आंतरिक संबंधों का नियंत्रक, पुरस्कार और दंड का वाहक, और मध्यस्थ (mediator)।

नेताओं के प्रकार (Types of Leaders)

1. निरंकुश (Autocratic): वह खुद ही सब कुछ चलाना चाहता है।
2. अहस्तक्षेप (Laissez Faire / Free rein): नेता अपने अनुयायियों को वह सब करने की अनुमति देता है जो वे करना चाहते हैं।
3. लोकतांत्रिक (Democratic): भागीदारी (Participation), परामर्श (consultation) और समूह के सदस्यों की सहमति लोकतांत्रिक नेतृत्व की महत्वपूर्ण विशेषताएं हैं।
4. विशेषज्ञ या कार्यात्मक (Expert or Functional): उसके पास कोई औपचारिक अधिकार (formal authority) नहीं है। वह अपने काम के लिए विशेष योग्यता (special qualifications) के कारण अलग खड़ा होता है।
5. संस्थागत (Institutional): जो संगठनात्मक पदानुक्रम (hierarchy) में अपने पद या कार्यालय के कारण अपने अनुयायियों पर शक्ति रखता है।

नेतृत्व के गुण (Qualities of Leadership)

हेनरी फेयोल (Henry Fayol) के अनुसार, एक नेता में ये गुण होने चाहिए:

• स्वास्थ्य और शारीरिक फिटनेस (health and physical fitness)
• मानसिक शक्ति और ऊर्जा (mental vigour and energy)
• जिम्मेदारी स्वीकार करने का साहस (courage to accept responsibility)
• स्थिर, दृढ़, विचारशील दृढ़ संकल्प (determination)
• ध्वनि सामान्य शिक्षा (sound general education)
• प्रबंधन क्षमता (management ability) जिसमें दूरदर्शिता (foresight) शामिल हो
• निर्णय की भावना (sense of judgment)
• समझ या सहानुभूति (understanding or empathy)
• प्रेरणा (motivation)
• संचार कौशल (communicating skill)

नेतृत्व का प्रयोग (Exercising Leadership)

प्रभावी नेतृत्व में निरंकुश कमांडिंग के बजाय लोकतांत्रिक निर्देशन शामिल है। नेतृत्व नेता के पास मौजूद पारस्परिक प्रभाव (interpersonal influence) पर निर्भर करता है। नेता को एक अच्छा कामकाजी माहौल (good working environment) बनाना चाहिए। अधीनस्थों के साथ प्रभावी पर्यवेक्षी संबंध (supervisory relationship) बनाने में महत्वपूर्ण कारक हैं:

• अधीनस्थों के प्रति रवैया (Attitude towards sub-ordinates)
• अधीनस्थों का चुनाव (Choice of sub-ordinates)
• उन्हें दिया गया प्रशिक्षण (Training)
• उनकी नौकरी से संतुष्टि के अवसर (Opportunities for job satisfaction)
• अच्छे काम के लिए पुरस्कार (Rewards)
• प्रेरणा

4. प्रेरणा

व्यक्तिगत प्रयास और प्रदर्शन में भिन्नता उस सीमा के कारण होती है जिस सीमा तक कोई व्यक्ति किसी दिए गए कार्य को पूरा करने के लिए मानसिक और शारीरिक प्रयास का विस्तार करने के लिए प्रेरित (motivated) महसूस करता है।

प्रेरणा लक्ष्य-निर्देशित व्यवहार को संदर्भित करती है। इसका अर्थ है कि जब कई विकल्प उपलब्ध हों तो कोई व्यक्ति क्या करना चाहेगा।

प्रेरणा के लक्षण (Characteristics of Motivation)

1. एक मनोवैज्ञानिक अवधारणा (A Psychological Concept): असाधारण क्षमताओं (extraordinary abilities) वाले कार्यकर्ता भी तब तक वांछित प्रदर्शन नहीं कर पाएंगे जब तक कि वे प्रभावी ढंग से प्रेरित न हों।
2. प्रेरणा कुल है, टुकड़ा नहीं (Motivation is Total, not Piecemeal): कार्यकर्ताओं को टुकड़े-टुकड़े या भागों में प्रेरित नहीं किया जा सकता है।
3. प्रेरणा मानवीय आवश्यकताओं से निर्धारित होती है (Motivation is Determined by Human Needs): यदि किसी की एक आवश्यकता संतुष्ट हो जाती है, तो उसे अन्य आवश्यकताओं की संतुष्टि के बारे में जागरूक किया जाना चाहिए ताकि वह काम में रुचि बनाए रखे।
4. प्रेरणा वित्तीय या गैर-वित्तीय हो सकती है (Motivation may be financial or non-financial):
   • वित्तीय पुरस्कार (Financial rewards): वेतन वृद्धि, ओवरटाइम, बोनस, लाभ साझा करना (profit sharing), रियायती दर पर सुविधाएं।
   • गैर-वित्तीय पुरस्कार (Non-financial rewards): मुफ्त परिवहन सुविधा (free conveyance), मुफ्त दोपहर का भोजन, खुद के सचिव का प्रावधान, घर पर नौकर, किराए के बिना आवास (rent free accommodation)।
5. प्रेरणा एक निरंतर प्रक्रिया है (Motivation is a constant process): मानव आवश्यकताएं अनंत (infinite) हैं।
6. प्रेरणा तीन कारकों की बातचीत का परिणाम है: व्यक्ति के भीतर प्रभाव (influences within the individual), संगठन के साथ प्रभाव, और बाहरी वातावरण (external environment) में प्रभाव।

5. संचार (COMMUNICATING)

संचार (Communication) का अर्थ है सामान्य रूप से विचारों को साझा करना। इसका अर्थ है एक मौखिक या लिखित संदेश, सूचना का आदान-प्रदान, प्रतीकों की एक सामान्य प्रणाली के माध्यम से अर्थों का आदान-प्रदान (exchange of meanings)।

संचार की प्रकृति (Nature of Communication)

1. दोतरफा यातायात (Two-way traffic): संचार को पूरा करने के लिए संदेश का प्रेषक (sender) और प्राप्तकर्ता (receiver) होना चाहिए।
2. संदेश को उसी अर्थ में समझना (Understood in the Same Sense): यदि प्राप्तकर्ता इसे नहीं समझता है, तो संचार पूरा नहीं होगा।
3. संदेश में सार (Substance): प्रसारित संदेश में विचार, जानकारी या तथ्य होने चाहिए जो प्राप्तकर्ता के लिए रुचिकर हों।
4. संचार मौखिक, लिखित या हावभाव (Oral, Written or Gesture) हो सकता है।
5. संचार औपचारिक या अनौपचारिक (Formal or informal) हो सकता है। औपचारिक संचार संगठन संरचना में प्रदान किए गए औपचारिक चैनलों का अनुसरण करता है। अनौपचारिक संचार व्यक्तिगत संपर्कों (personal contacts) के माध्यम से होता है और तेज होता है।

संचार प्रक्रिया के तत्व (Elements of Communication Process)

• एक संचारक (communicator) जो संदेश भेजता है
• संदेश या सूचना (Message or information)
• एन्कोडिंग (Encoding) यानी संदेश को उपयुक्त शब्दों में रखना
• हस्तांतरण (Transmission)
• प्राप्तकर्ता या श्रोता (Receiver or audience)
• डिकोडिंग (Decoding) (संदेश को ठीक उसी तरह समझना जैसा भेजा गया है)
• प्रतिक्रिया (Response) यानी उत्तर, कार्रवाई के रूप में प्राप्तकर्ता की प्रतिक्रिया।