50. प्रबंधन सूचना प्रणाली (MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM - MIS)

प्रबंधन सूचना प्रणाली (Management information system - MIS) लोगों, प्रक्रियाओं, सॉफ्टवेयर, आंकड़ेबेस और उपकरणों का एक संगठित संग्रह है जिसका उपयोग प्रबंधकों और निर्णय लेने वालों (decision makers) को नियमित जानकारी प्रदान करने के लिए किया जाता है। MIS का ध्यान मुख्य रूप से परिचालन दक्षता (operational efficiency) पर है। विपणन, उत्पादन, वित्त, और अन्य कार्यात्मक क्षेत्रों को MIS द्वारा समर्थित किया जाता है और एक सामान्य आंकड़ेबेस (common database) के माध्यम से जोड़ा जाता है। MIS आमतौर पर लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली (transaction processing system) से आंकड़े और जानकारी के साथ मानक रिपोर्ट (standard reports) उत्पन्न करता है।

रिपोर्ट के प्रकार (Types of Reports)

MIS को 1960 के दशक में विकसित किया जाने लगा। शुरुआती रिपोर्ट समय-समय पर (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक) तैयार की जाती थीं।

1. अनुसूचित रिपोर्ट (Scheduled reports): क्योंकि वे नियमित आधार पर (regular basis) छपी थीं, इसलिए उन्हें अनुसूचित रिपोर्ट कहा जाता था। इन रिपोर्टों ने प्रबंधकों को उनके कर्तव्यों का पालन करने में मदद की (जैसे ग्राहक क्रेडिट, आपूर्तिकर्ताओं (suppliers) को भुगतान, बिक्री प्रतिनिधियों का प्रदर्शन, इन्वेंट्री स्तर को नियंत्रित करना)।
2. मांग रिपोर्ट (Demand reports): निर्णय लेने वालों को अनुरोध (request) पर कुछ जानकारी देने के लिए मांग रिपोर्ट विकसित की गई थी। उदाहरण के लिए, बिक्री बंद करने से पहले, एक बिक्री प्रतिनिधि इस बात पर मांग रिपोर्ट मांग सकता है कि किसी विशेष वस्तु के लिए कितनी इन्वेंट्री मौजूद है।
3. अपवाद रिपोर्ट (Exception reports): असामान्य या गंभीर स्थितियों (unusual or critical situations) का वर्णन करती है, जैसे कम इन्वेंट्री स्तर। अपवाद रिपोर्ट तभी उत्पन्न होती है जब कोई निश्चित शर्त मौजूद हो।

व्यापार के कार्यात्मक क्षेत्रों में सूचना प्रणाली (Information systems in the functional areas of business)

व्यापार के सभी कार्यात्मक क्षेत्रों और संचालन प्रभाग में सूचना प्रणाली (Information systems) का उपयोग किया जाता है:

• वित्त और लेखा (Finance and accounting) में: राजस्व (revenues) और व्यावसायिक गतिविधियों का पूर्वानुमान लगाने, धन के सर्वोत्तम स्रोतों और उपयोगों का निर्धारण करने, नकदी का प्रबंधन करने, निवेश का विश्लेषण करने और ऑडिट करने के लिए।
• बिक्री और विपणन (Sales and marketing) में: नए सामान और सेवाओं को विकसित करने (उत्पाद विश्लेषण), सर्वोत्तम विज्ञापन और बिक्री दृष्टिकोण निर्धारित करने (प्रचार विश्लेषण), और उच्च कुल राजस्व प्राप्त करने के लिए उत्पाद की कीमतें निर्धारित करने (मूल्य विश्लेषण) के लिए।
• विनिर्माण (Manufacturing) में: ग्राहक के आदेशों को संसाधित करने, उत्पादन कार्यक्रम (production schedules) विकसित करने, इन्वेंट्री स्तरों को नियंत्रित करने और उत्पाद की गुणवत्ता की निगरानी करने के लिए।
• मानव संसाधन प्रबंधन (Human resource management) में: आवेदकों की स्क्रीन करने, कर्मचारियों को प्रदर्शन परीक्षण (performance tests) देने, कर्मचारी उत्पादकता की निगरानी करने आदि के लिए।
• कानूनी सूचना प्रणाली (Legal information systems): उत्पाद दायित्व (product liability) और वारंटी का विश्लेषण करने और महत्वपूर्ण कानूनी दस्तावेज और रिपोर्ट विकसित करने के लिए।

सूचना प्रणाली सिद्धांत (Information system principles)

एक प्रभावी, कुशल कंप्यूटर उपप्रणाली (computer subsystem) को इकट्ठा करने के लिए सूचना प्रणाली और संगठन के साथ उसके संबंधों को समझने की आवश्यकता होती है। हमें याद रखना चाहिए कि कंप्यूटर सिस्टम के उद्देश्य (objectives) सूचना प्रणाली और संगठन के अधीनस्थ (subordinate) हैं, लेकिन सहायक (supportive) हैं।

सभी सूचना प्रणालियों के घटक - जैसे इनपुट डिवाइस, लोग, प्रक्रियाएं और लक्ष्य - सभी स्वतंत्र (independent) हैं। कंप्यूटर सिस्टम का चयन करते समय, आपको इन प्रणालियों की वर्तमान और भविष्य की जरूरतों पर भी विचार करना चाहिए। आपके हार्डवेयर (hardware) की ज़रूरतें इस बात पर आधारित होनी चाहिए कि हार्डवेयर का उपयोग कैसे किया जाएगा।

प्रबंधन सूचना प्रणाली के लक्षण (Characteristics of a management information system)

सामान्य तौर पर प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) निम्नलिखित कार्य करती है:

1. निश्चित और मानक प्रारूपों (fixed and standard formats) के साथ रिपोर्ट प्रदान करें।
2. हार्ड-कॉपी (Hard-copy) और सॉफ्ट-कॉपी (soft-copy) रिपोर्ट तैयार करें।
3. सिस्टम में संग्रहीत आंतरिक आंकड़े (internal data) का उपयोग करें।
4. अंतिम उपयोगकर्ता (End users) अपनी स्वयं की कस्टम रिपोर्ट (custom reports) विकसित करने में सक्षम हैं।
5. उपयोगकर्ताओं से औपचारिक अनुरोधों (formal requests) की आवश्यकता होती है।